성우 : 교무 행정 실무 종사자는 문서 작성과 작성된 문서를 배달하는 업무를 주로 합니다. 업무를 할 때 어떤 것을 유의 해야 하는지 교무 행정 실무 종사자의 인터뷰를 확인해보겠습니다.

성우 : 교무 행정 실무 종사자가 가정통신문을 배부할 때 유의해야 할 점은 무엇일까요?

교무 행정 실무 종사자 : 가정통신문을 배부하기 전, 작성된 가정통신문에 오타가 없는지 등을 살펴보고 출력을 하도록 습관을 들이는게 좋습니다. 그리고 학생 수 보다 2~3장 더 넉넉하게 인쇄해서 가정통신문이 충분히 배부 될 수 있도록 합니다. 특히 학생들이 하교하기 전에 가정통신문을 받아 볼 수 있도록 신속하게 처리하는 것이 중요합니다.

성우 : 그럼, 장애학생들이 교무 행정 실무 종사자가 되기 위해서 학교에서 어떻게 연습해 보면 좋을까요?

교무 행정 실무 종사자 : 문서를 단면이나 양면으로 출력하는 방법을 익혀 보면 좋고, 주어진 시간 내에 교내 학급 위치를 기억하여 직접 배달해보는 연습을 하면 좋을 것 같습니다.

이번 시간을 통해 여러분은 문서를 순서에 맞게 작성할 수 있고, 다양한 도구를 활용하여 문서를 정리할 수 있습니다. 또한, 우편물을 분류하여 배달할 수 있으며, 가정통신문을 분류하여 배달할 수 있습니다.

문서 작성하기 : 교무 행정 실무 종사자가 포스트잇에 제시된 요청사항을 보고 어떻게 문서를 작성하는지 살펴보도록 하겠습니다.

중학교 3-1 시간표 작성해서 10부 인쇄하는 것을 잘 보았나요? 그럼 다시한번 단계별로 확인해보겠습니다. 먼저, “중학교 3-1 시간표 작성해서 10부 인쇄 부탁드립니다.”와 같이 포스트잇에 제시된 요청사항을 읽고 파악합니다.

요청사항과 같이 시간표를 작성하기 위해 한글 프로그램을 찾아 실행합니다.

문서를 열고 글자 모양을 고딕 25pt로 바꿉니다.

‘중 3-1 시간표’라고 입력하고 글자를 가운데 정렬을 합니다.

‘입력-문자표-특수문자’에서 ‘☆’를 찾아 ‘중3-1 시간표’ 앞뒤를 꾸밉니다.

8줄, 6칸으로 표를 설정하고, 요일별 과목명을 입력합니다.

표 안에 과목뿐만 아니라 요일, 교시를 고딕 12pt로 입력합니다.

표 안에 커서를 놓고 ‘F5’ 버튼을 3회 누릅니다.

‘Alt+T’ 버튼을 눌러 문단 모양을 선택합니다.

정렬 방식은 가운데 정렬을 선택합니다.

표의 빈칸에 셀 블록을 지정하고 ‘L’버튼을 눌러 셀 테두리/배경을 선택합니다.

대각선을 선택하여 칸을 꾸밉니다.

저장하기 버튼을 눌러 문서를 저장합니다.

포스트잇에 요청사항을 다시 점검한 후 문서를 10부 인쇄합니다.

앞에 학습한 내용을 확인해 볼까요? 메모지의 지시사항을 보고 문서를 작성하기 위해 사용하는 글자 모양과 문단 모양 버튼을 선택해 보세요.

문서 정리하기

문서는 보관이 필요한 문서와 비밀 유지, 개인 정보 보호 등 파쇄가 필요한 문서로 분류할 수 있습니다. 보관이 필요한 문서는 클립이나 집게, 스테이플러 등으로 분철하여 보관하고, 파쇄가 필요한 문서는 파쇄기에 파쇄합니다.

이러한 문서를 정리할 수 있는 도구에는 클립, 집게, 비닐 파일, 스테이플러, 펀치 등이 있습니다. 문서 정리 도구 그림을 선택해 용도를 확인해 보세요.

클립은 금속 철사 조각으로 만든 사무용품으로 금속의 탄력을 이용해 두 개의 나란한 둥근 부분을 벌려 서류나 조각 문서들을 끼워 보관하고 정리하는데 사용합니다.

집게는 두 개의 연결된 막대로 된 도구로 두 막대를 함께 눌러서 종이나 색인, 카드와 같은 물품을 철하는데 사용합니다. 집게의 크기에 따라 여러 가지 종류가 있으므로 문서의 양에 맞게 선택하여 사용합니다.

비닐파일은 문서를 일정한 기준에 따라 분류한 후 비닐포켓에 넣어 보관하는 도구입니다. 비닐 파일 앞이나 옆 부분에 문서의 종류에 대해 내용을 적어 문서를 쉽게 찾을 수 있도록 합니다.

스테이플러는 침으로 두 장 이상의 종이를 서로 묶는데 사용하는 도구입니다. 회의자료, 보고 자료, 공문서, 참고 자료 등을 종류별로 분류한 후 고정하는 데 사용합니다.

펀치는 문서에 구멍을 뚫을 때 사용하는 공구입니다. 특히 문서철에 철심과 동일한 간격으로 구멍을 뚫는데 사용할 수 있습니다. 펀치로 구멍을 뚫은 문서는 문서철에 철심으로 고정하여 사용합니다.

스테이플러와 펀치를 활용하여 문서를 정리해 보겠습니다.

스테이플러와 펀치를 이용하여 문서 정리하는 방법을 잘 보았나요? 어떻게 정리하는지 단계별로 클릭해 확인해보세요.

스테이플러로 문서를 편철할 때는 먼저 스테이플러 윗면을 열고 침을 넣습니다.

스테이플러를 눌러 작동여부를 확인합니다.

문서를 바르게 정돈한 후 편철 할 위치를 확인합니다.

마지막으로 스테이플러를 편철할 위치에 끼우고 눌러 편철합니다.

다음은 펀치로 문서를 편철하는 방법도 알아볼까요? 단계별로 클릭해 확인해 보세요.

펀치로 문서철을 작업할 때는 먼저 펀치 간격을 조절합니다.

펀치로 구멍을 뚫을 위치를 정합니다. 펀치 위치를 맞춥니다.

펀치를 눌러 구멍을 뚫습니다.

문서철의 철심을 세워 뚫린 구멍을 통해 서류를 넣습니다. 철심을 원래 모양대로 접고 서류를 고정합니다.

앞에 학습한 내용을 확인해 볼까요? 다음 중 클립이 끼워진 문서는 비닐파일로, 펀치로 구멍을 뚫은 문서는 바인더로 끌어 옮겨보세요.

학교에는 매일 많은 양의 우편물이 배달됩니다. 그래서 우편물을 분류할 때에는 우편물의 받는 사람을 정확하게 파악해야 합니다.

우편물은 어떻게 분류할 수 있을까요? 먼저 행정실, 보건실 등 특정 장소로 배달해야 하는 우편물, 도서담당, 진학담당 등 업무 관련 부서로 배달해야 하는 우편물, 홍길동 선생님과 같이 교무실 내 지정된 자리로 배달해야 하는 개인 우편물, 마지막으로 주간지, 정기간행물, 책자와 같이 지정된 장소에 전시 및 비치해야 하는 공용 우편물로 분류할 수 있습니다.

우편물을 분류할 때 유의사항은 분류과정에서 개인정보 보호를 위해 책상 위에 우편물을 뒤집어서 올려 둡니다. 특히 무게가 무거운 우편물은 맨 아래 배치하여 다른 우편물이 파손을 방지합니다.

분류한 우편물을 배달할 때는 ‘학교 내 교실 배치도’를 활용하여 받는 사람이 있는 곳을 파악합니다. 작은 우편물인 경우 손으로 직접 들거나 배달용 가방 등을 활용하고, 크기가 크거나 무거운 우편물인 경우 플라스틱 상자에 담아 운반기를 이용하여 배달합니다.

운반하는 과정에서 우편물이 파손되지 않도록 합니다. 업무 및 수업에 방해 되지 않는 시간에 바른 태도로 받는 사람에게 전달하고, 받는 사람이 자리에 없다면 메모를 남겨 놓습니다.

이번에는 우편물 발송 업무 지원 절차를 알아보겠습니다.

우편물을 발송하는 업무 지원 절차는 잘 보았나요? 다시한번 단계별로 확인해보겠습니다. 먼저, 풀, 봉투, 서류와 같은 재료를 준비합니다.

서류를 접어 봉투에 넣고, 밀봉합니다.

봉투에 주소를 직접 쓰거나 주소가 인쇄된 라벨을 부착합니다.

다음 사진과 맞는 설명을 선택해 연결해 보세요.

학급별 가정통신문 분류 및 배달 : 학교는 각종 교육활동을 안내하고 가정의 협조를 얻기 위해 다양한 내용의 가정통신문을 가정으로 보냅니다. 이러한 가정통신문을 분류하고 배달하는 과정을 살펴보겠습니다

학급별 가정통신문을 분류하고 배달하는 과정은 잘 보았나요? 그럼 다시한번 단계별로 확인해보겠습니다. 먼저, 가정통신문을 받는 대상 학급을 파악합니다. 전교생을 대상으로 하는지, 특정 학년과 반을 대상으로 하는지 파악합니다.

교무실 학급 상황판을 보고 학생 수 만큼 가정통신문을 분류합니다. 학생 수 보다 1~2장정도 넉넉하게 배분하여 낱장의 가정통신문 분실 시 대비할 수 있도록 합니다.

교실 배치도를 보며 위치를 확인합니다.

수업이 아닌 시간에 학급별 가정통신문을 배달합니다.

학급별 문서함을 활용하는 경우 학급별 문서함에 가정통신문을 넣고 찾아오는 담임 선생님께 안내합니다.

수학여행 가정통신문을 2학년 문서함에 배부하여 보세요.

중요한 내용을 다시 한번 확인해 보도록 하겠습니다. 문서를 작성할 때는 먼저, 작성할 문서의 요청사항을 파악하고, 한글 프로그램을 찾아 실행합니다. 문서를 편집하고, 특수문자를 입력합니다.

표를 만들고, 저장하기 버튼을 눌러 문서를 저장합니다. 마지막으로 요청사항을 다시 점검한 후 문서를 인쇄합니다.

문서를 정리할 때 스테이플러로 문서를 편철하는 방법입니다.

스테이플러 윗면을 열고 침을 넣습니다. 다음은 스테이플러를 눌러 작동여부를 확인하고, 문서를 정돈하여 편철할 위치를 확인합니다.

마지막으로 스테이플러를 편철할 위치에 끼우고 누릅니다.

우편물을 분류하고 배달할 때는 먼저, ‘학교 내 교실 배치도’를 활용하여 받는 사람이 있는 곳을 파악합니다.

작은 우편물인 경우 손으로 직접 들거나 배달용 가방 등을 활용하고, 크기가 크거나 무거운 우편물인 경우 플라스틱 상자에 담아 운반기를 이용하여 배달합니다.

운반하는 과정에서 우편물이 파손되지 않도록 합니다. 업무 및 수업에 방해 되지 않는 시간에 바른 태도로 받는 사람에게 전달합니다.

학급별 가정통신문을 분류하고 배달할 때는 먼저, 가정통신문을 받는 대상 학급을 파악합니다.

교무실 학급 상황판을 보고 학생 수보다 1~2장 넉넉하게 가정통신문을 분류합니다.

교실 배치도를 보며 위치를 확인합니다.

수업이 아닌 시간에 학급별 가정통신문을 배달합니다.