학교에서는 선생님뿐만 아니라 학교 행정업무를 도와주는 많은 분들이 있습니다. 이번에는 학교에서 근무하는 교무 행정 실무 종사자의 하루가 어떤지 함께 살펴볼까요?

이번 시간을 통해 여러분은 교무 행정 실무와 교무 행정 실무 종사자의 복장과 예절에 대해 이야기할 수 있습니다. 그리고 방문 손님을 친절하게 응대할 수 있으며 상황에 맞게 전화 응대할 수 있습니다.

교무 행정은 교사가 수업 외에 수행하는 공문 처리 등의 업무를 말합니다.

교무 행정 실무 종사자는 교사가 학생 교육에 충실할 수 있도록 교육 여건을 조성하면서 교무를 보조하여 업무 효율성을 높이는 업무를 수행하는 사람을 말합니다. 교무 행정사, 교무 실무사, 교무 행정 보조 등 지역마다 다양한 이름으로 불립니다.

교무실에서 근무하는 다른 사람들은 어떤 업무를 하는지 프린트하여 확인해보세요.

교무 행정 실무 종사자는 어떤 업무를 할까요? 각 항목을 선택해 어떤 업무를 하는지 확인해 보세요.

교무 행정 실무 종사자는 문서 작성과 관리를 합니다. 학교 행사 안내문, 가정 통신문 등의 문서 작성 및 공문서를 포함한 각종 문서 관리를 지원합니다.

교무 행정 실무 종사자는 배달 업무를 합니다. 교무 행정 실무 종사자는 학교로 오는 우편물을 분류하여 받는 사람이 근무하고 있는 교실이나 교무실 내 지정된 자리에 정리합니다. 가정통신문을 대상 학생 수에 맞게 분류하여 전달합니다.

교무 행정 실무 종사자는 사무용 기기를 활용하여 업무를 지원합니다. 복사, 세단, 제본, 코팅, 스캔, 팩스 등과 같은 다양한 사무용 기기의 사용 방법을 알아 관련 업무를 지원합니다.

교무 행정 실무 종사자는 손님 응대 및 교무실 정리를 합니다. 학교로 찾아오는 손님이나 전화를 건 상대방의 용건을 확인하여 바르게 응대하며, 교무실 환경을 정리합니다.

교무 행정 실무 종사자가 되기 위해서 특별한 자격증이 필요하지 않습니다. 고등학교 과정의 특수학교(급) 및 전공과에서 교육을 받은 사람이라면 누구나 지원이 가능합니다.

하지만, 교무 행정 실무 종사자가 되기 위해서는 다음과 같은 능력이 필요합니다. 기초적인 쓰기 능력과 독해 능력, 간단한 컴퓨터 조작 능력, 대인관계 예절과 대화법, 지시받은 민원을 정해진 시간 안에 처리할 수 있는 시간 관리 능력, 사무기기 활용 능력, 그리고 업무 지시를 기억할 수 있는 기억력이 필요합니다.

교무 행정 실무 종사자는 과하게 찢어진 청바지와 같이 단정하지 못한 복장은 입지 않습니다. 정해진 근무복이 있는 경우 미리 세탁하여 단정한 인상을 줄 수 있어야 합니다. 근무복이 정해지지 않은 경우 업무에 방해되지 않는 단정한 옷차림을 합니다.

휴게 시간에도 용모를 단정히 할 수 있도록 해야 합니다. 업무 중간에 옷이 더러워진 경우에는 다른 옷으로 갈아입을 수 있도록 합니다.

교무 행정 실무 종사자는 학교에서 만나는 사람에게 먼저 인사 할 수 있도록 해야 합니다. 인사를 할 때는 예의 바른 태도로 상황에 맞게 해야 합니다. 각 항목을 선택해 상황별로 어떻게 인사하는지 확인해 보세요.

수업 시간 중 복도에서 손님을 만나는 경우 가벼운 목례로 인사합니다.

손님이 학교에 대해 문의하는 경우 교무실로 안내하여 관련 내용을 대답할 수 있도록 해야 합니다.

출근 할 때는 “안녕하세요.”, “반갑습니다.”라고 인사합니다.

퇴근할 때는 “내일 뵙겠습니다.”라고 인사할 수 있도록 합니다.

교무 행정 실무 종사자는 사람들을 많이 만나는 업무이기 때문에 상대방에게 호감을 줄 수 있도록 표정을 관리하면 좋습니다. 항상 미소를 유지하고, 고객을 응대할 때에는 눈을 맞추는 것이 좋습니다. 눈을 맞추기 부끄러운 경우에는 인중을 바라봐도 됩니다. 그리고 턱 끝이 올라가거나 너무 당겨지지 않도록 하고, 고개가 한쪽으로 기울어지지 않도록 합니다. 또한 상황과 대상에 맞는 공감을 표시하고, 자신의 부정적인 감정을 그대로 표현하지 않도록 주의합니다.

교무 행정 실무 종사자의 업무 예절을 확인해 보면, 우선 출퇴근 시간을 잘 지킵니다. 근무 시간에는 주어진 업무 수행에 집중합니다. 지시받은 내용은 메모하고, 내용을 이해하지 못한 경우 반드시 확인 후 처리할 수 있도록 합니다.

컴퓨터는 업무 외에 다른 용도로 사용하지 않고, 무단으로 자리를 비우지 않도록 합니다.

방문 손님 응대하기

교무실에는 진학 및 학교생활에 대해 상담을 하러 오시는 보호자, 우편물을 전달하러 오시는 집배원, 택배 물품을 배달하는 택배원 등 다양한 사람들이 방문합니다. 학교에 손님이 방문하면 교무 행정 실무 종사자는 어떻게 해야 할까요? 다음 영상을 보고 교무 행정 실무 종사자가 어떻게 응대하는지 확인해 보세요.

방문 손님을 응대하는 방법을 잘 보셨나요? 교무 행정 실무 종사자는 방문자들의 용건을 파악해 방문자를 안내하거나 방문 내용을 전달할 수 있어야 합니다. 다시 한번 단계별로 알아보겠습니다. 먼저, “안녕하십니까? 어서 오십시오.”와 같이 방문 손님을 확인하고 예의 바른 태도로 인사합니다.

다음으로 “무슨 일로 오셨습니까?”, “찾으시는 분이 있으십니까?”와 같이 방문한 용건을 정중하게 질문합니다.

질문의 내용을 제대로 파악하지 못한 경우 “다시 한번 말씀해 주시겠습니까?”와 같이 질문합니다.

마지막으로 “(손님에게)저를 따라 오십시오.”, “(교사에게)진학 상담을 위해 보호자분께서 찾아오셨습니다.”와 같이 용건과 관련하여 방문한 손님을 담당 교사에게 안내합니다.

학교의 업무 분장표 내용을 미리 파악하여 용건으로 방문한 손님이 기다리는 시간을 줄일 수 있도록 합니다.

만약 손님이 기다리는 상황이라면 “죄송합니다만, 잠시만 기다려주시겠습니까?”, “잠시만 기다려주십시오. 곧 처리해드리겠습니다.”와 같이 정중하게 안내합니다.

교무실이나 행정실이 아닌 복도 또는 계단에서 손님을 안내할 때는 복도의 넓이를 고려해 고객보다 약간 앞서가야 하며, 모퉁이를 돌 때는 손으로 가야 할 방향을 가리키는 것이 좋습니다. 그리고 계단에서 안내할 때에는 고객으로부터 한두 계단 떨어져서 안내해야 합니다.

계단을 내려갈 때는 앞서가고, 올라갈 때는 뒤 따라갑니다. 계단에 난간이 있을 때는 고객이 난간의 손잡이를 잡을 수 있도록 배려합니다.

안내 중 엘리베이터를 타게 될 경우에는 엘리베이터를 타기 전에 가려는 층을 미리 알립니다. 그리고 엘리베이터를 타고 내릴 때는 문이 닫히지 않도록 열림 버튼을 누르거나 문을 손으로 잡아 고객이 먼저 내릴 수 있도록 합니다.

앞의 방문 손님 응대하기는 잘 학습해 보셨나요? 마침 교무실에 손님이 방문하였습니다. 손님이 ‘입학 상담’을 받고 싶어 합니다. 업무 분장표에서 입학 상담일을 하는 선생님을 찾아 선택해 보세요.

전화 응대하기

손님이 학교에 직접 방문을 하는 경우도 있지만, 전화로 학교생활에 대해 상담을 요청하거나 업무에 관해 문의하는 경우도 있습니다. 전화가 오면 교무 행정 실무 종사자는 정중히 전화를 받아 용건을 해결할 수 있도록 도와야 합니다. 다음 영상을 보고 전화가 오면 어떻게 응대해야 하는지 확인해 보세요.

전화 응대를 어떻게 하는지 잘 보았나요? 먼저 전화벨이 울리면 2~3회 이내에 수화기를 들고 “안녕하세요. 성실학교 교무 행정 실무 종사자 김성실입니다.”와 같이 인사말과 함께 소속과 이름을 말합니다. 공식적인 전화 안내 멘트는 시도교육청 별로 다를 수 있습니다.

“성함이 어떻게 되십니까?”, “어떤 일을 도와드릴까요?”와 같이 전화를 건 상대방을 확인한 후 용건을 듣고 그 내용에 맞게 처리합니다.

“용건은 잘 해결되었습니까?”와 같이 용건이 해결되는 것을 확인하고, 마무리 인사를 합니다.

수화기를 내려놓을 때는 상대방이 전화를 끊을 것을 확인하고, 전화기를 내려놓습니다.

전화 내용에서 직접 답하기 어려운 경우 “잠시만 기다려 주십시오. 업무 담당자를 연결해 드리겠습니다.”, “죄송합니다만, 잠시만 기다려 주시겠습니까? 확인 후 말씀드리겠습니다.”와 같이 응대합니다.

다른 전화로 연결을 해야 할 경우 “담당 부서(교사)로 전화를 돌려 드리겠습니다. 만약 연결되지 않으면 000-0000으로 다시 전화 부탁드립니다. 감사합니다.”라고 응대합니다.

찾는 사람이 자리에 없는 경우 “죄송합니다. 지금 이담임 선생님께서 ‘출장 중/ 수업 중’이라 자리에 안 계십니다. 메모를 남기시겠습니까?”라고 응대합니다.

전화 내용을 듣고 빈칸에 메모하여 봅시다.

교무 행정 실무 종사자: 안녕하세요? 성실학교 교무실 김성실입니다. 무엇을 도와드릴까요?

손님: 안녕하세요. 1-1 정시작 학생 보호자 정보호입니다. 담임 선생님과 전화로 진학 상담을 할 수 있을까요?

교무 행정 실무 종사자: 이담임 선생님이 지금 수업 중이라 통화가 어려울 것 같습니다. 메모 남기시겠습니까?

손님: 네, 담임 선생님께 123-4567로 연락 부탁드린다고 전해주세요.

교무 행정 실무 종사자: 네 전화번호 다시 확인하겠습니다. 123-4567 맞습니까?

손님: 네 맞습니다.

교무 행정 실무 종사자: 네 말씀하신 대로 메모 전달하겠습니다.

중요한 내용을 다시 한번 확인해 보도록 하겠습니다. 교무 행정 실무 종사자의 업무에는 문서작성, 배달 업무, 업무 지원 그리고 손님 응대 및 교무실 정리가 있습니다.

교무 행정 실무 종사자에게 필요한 능력에는 기초적인 쓰기 능력과 독해 능력, 간단한 컴퓨터 조작 능력, 대인관계 예절과 대화법, 시간 관리 능력, 사무기기 활용 능력, 기억력이 있습니다.

정해진 근무복이 있는 경우 미리 세탁하여 단정한 인상을 줄 수 있어야 하며, 근무복이 정해지지 않은 경우 업무에 방해되지 않는 단정한 옷차림을 합니다. 학교에서 만나는 사람에게 먼저 인사합니다.

지켜야 할 업무 예절에는 출퇴근 시간은 엄수해야 하며, 주어진 업무 수행에 집중합니다. 지시받은 내용은 메모를 하고, 이해하지 못한 경우 확인 후 처리하도록 합니다. PC는 업무 외에는 사용하지 않아야 하며, 무단으로 자리를 이탈하지 않도록 해야 합니다.

“안녕하십니까? 어서 오십시오.”와 같이 방문 손님을 확인하고 예의바른 태도로 인사합니다.

“무슨 일로 오셨습니까?”, “찾으시는 분이 있으십니까?”와 같이 방문한 용건을 정중하게 질문합니다.

질문의 내용을 제대로 파악하지 못한 경우 “다시 한번 말씀해 주시겠습니까?”와 같이 질문합니다.

방문 손님에게 “저를 따라 오십시오.”, “(교사에게)진학 상담을 위해 손님이 찾아오셨습니다.”와 같이 용건과 관련하여 방문한 손님을 담당 교사에게 안내합니다.

손님이 기다리는 상황이라면 “죄송합니다만, 잠시만 기다려주시겠습니까?”, “잠시만 기다려주십시오. 곧 처리해드리겠습니다.”와 같이 정중하게 안내합니다.

전화벨이 울리면 2~3회 이내에 수화기를 들고 “안녕하세요. 성실학교 교무 행정 실무 종사자 김성실입니다.”와 같이 인사말과 함께 소속과 이름을 밝힙니다. “성함이 어떻게 되십니까?”, “어떤 일을 도와드릴까요?”와 같이 전화를 건 상대방을 확인한 후 용건을 듣고 그 내용에 맞게 처리합니다.

“용건은 잘 해결되었습니까?”와 같이 용건이 해결되는 것을 확인하고, 마무리 인사를 합니다. 전화 내용에서 직접 답하기 어려운 경우 “잠시만 기다려 주십시오. 업무 담당자를 연결해 드리겠습니다.”, “죄송합니다만, 잠시만 기다려 주시겠습니까? 확인 후 말씀드리겠습니다.”와 같이 응대합니다.

다른 전화로 연결을 해야 할 경우 “담당 부서(교사)로 전화를 돌려 드리겠습니다. 만약 연결되지 않으면 000-0000으로 다시 전화 부탁드립니다. 감사합니다.”라고 응대합니다. 찾는 사람이 자리에 없는 경우 “죄송합니다. 지금 이담임 선생님께서 ‘출장 중/ 수업 중’이라 자리에 안 계십니다. 메모를 남기시겠습니까?”라고 응대합니다.